Implementerar man ett nytt IT-system behöver det nästan alltid skapas masterdata såsom kunder, leverantörer, produkter och priser i det nya systemet. Alla migreringar har olika utmaningar men det finns vissa universella aspekter som gäller alla, oavsett vilka system eller typ av data det handlar om. Min erfarenhet är att datamigreringen ofta uppmärksammas mycket sent i implementeringsprojektet vilket kan leda till resurskonflikter och dålig datakvalitet. Här kommer en lista med 10 åtgärder för att undvika dessa problem:

1. Analys av mognadsgraden
Utvärdera hur mogen organisationen är när det gäller datahantering. Ett enkelt frågeformulär som täcker områden som datahantering, underhållsprocesser, governance och systemstöd ger goda insikter.

2. Skapa migreringsplan
Baserat på resultatet från mognadsanalysen kan de aktiviteter identifieras som behöver genomföras för att säkerställa att rätt data migreras med rätt kvalitet och i rätt tid. Alla aktiviteter sammanfattas och planeras i en migreringsplan. Viktigt är också att lägga in masterdatarelaterade milstolpar i den övergripande projektplanen så att datamigreringen ses som en viktig och naturlig del av projektet.

3. Scope: Definiera migreringskriterier
Om scopet är definerat tidigt kan rätt antal resurser för datarensning och migrering tilldelas. Kriterierna bör fastställas tillsammans med verksamheten: vad kvalificerar en record för att vara relevant för migrering (till exempel endast kunder som har placerat minst 3 order under de senaste 12 månaderna).

4. Analysera datakvaliten i källsystemen
Min erfarenhet är att det är värt att sätta upp ett dataanalysverktyg där dataregler kan definieras och som kan användas för att analysera hela uppsättningen av datan i källsystemet mot dessa regler. Kraftfulla gratisverktyg finns tillgängliga och kan sättas upp relativt snabbt.

5. Identifiera gaps i lösningen
Identifiera skillnaderna mellan masterdatalösningen i det gamla och det nya systemet under projektets allmänna Fit / Gap fas. Det kan till exempel finnas nya datafält, existerande fält kan ha olika namn eller längder, eller formateringen måste anpassas.

6. Koordinera kringliggande system
Masterdata delas ofta mellan olika system. Byts ett system ut eller implementeras ett nytt system påverkas andra system i landskapet. Särskilt effekterna av förändringar i masterdatalösningen (se steg 5) måste diskuteras med alla berörda systemägare.

7. Genomför testmigrering
Att testa datamigreringen är nyckeln för att säkerställa att den faktiska migreringen i produktionssystemet går smidigt och utan oönskade överraskningar. Den möjliggör att tidigt identifiera datakvalitetsproblem och brister i själva migreringsapproachen. Det är viktigt att använda samma verktyg och personal för testmigreringen som till den riktiga migreringen så det inte sker på olika sätt.

8. Tydliga rensningsinstruktioner
För att göra datarensningen så effektivt som möjligt är det viktigt att komma överens om väldefinierade rensningsregler där det framgår vilka fält som är obligatoriska, hur de ska uppdateras och hur man klarmarkerar en record som är färdig tvättad. Målet är att varje post som ska tvättas bara behöver uppdateras en gång.

9. Validering och sign-off
Även om IT stödjer migreringen så är det verksamheten som äger själva datan. Därför är det verksamhetsrepresentanterna som behöver göra en sign-off av datamigreringen. Detta kan göras mest effektivt om alla migreringssteg har dokumenteras och om valideringsinstruktioner och dataextrakt finns tillgängliga.

10. Förbereda organisationen
Efter migration och go-live skapas ny data i det nya systemet och befintlig data förändras. Därför är det mycket viktigt att förbereda organisationen på ett sådant sätt att en hög nivå av datakvalitet kan hållas. Detta inkluderar definierade underhållsprocesser, riktlinjer och utbildning.

Det finns inga universallösningar inom detta område, men min erfarenhet är att om man tar sig an detta strukturerat genom att t ex följa modellen ovan så ökar era chanser att lyckas väsentligt.

Datamigrering är en del i ett större sammanhang kring MDM och vi komma att dela med oss av mer av våra erfarenheter inom detta område på den här bloggen framöver.